2 stycznia 2014 opowiadałem Wam o celach, liście rzeczy do zrobienia i tak zwanych rozpraszaczach czyli rzeczach do nie robienia. Dzisiaj chciałbym rozwinąć temat. Opowiem o organizowaniu działań tak by ich realizacja była efektywna. Chciałbym zwrócić uwagę na dwie bardzo ważne zasady skutecznego działania: „Skuteczne działanie to jedno działanie na raz” oraz „Działaj rytmicznie”.
Pozwólcie, że na początku opowiem anegdotę:
„Po budowie biega robotnik z pustą taczką. Przechodzień obserwuje
go przez chwilę i przygląda się, jak robotnik biega od betoniarki na
plac, gdzie powinien być wylewany beton. Zdziwiony w końcu woła
do robotnika:
— Panie, czemu pan tak biegasz z tą pustą taczką?
Robotnik mu na to:
— Chłopie, mam taki zapie…, że nie mam czasu załadować”.
Czyż nasze działania nie przypominają czasami pracy tego robotnika?
Ile razy zdaża nam się wykonywać bezmyślne działania czy niepotrzebne czynności. Ile razy skupiamy się na nich pomijając to co jest najważniejsze. Organizacja naszej pracy jest po prostu żadna.
Co się wtedy dzieje?
Oczywiście dopada nas stres, niepokój, jesteśmy zabiegani, boimy że nie zdążymy wykonać wszystkiego na czas a w końcu pojawia się przewlekłe zmęczenie.
Każdy z nas mógłby w tym miejscu podać przynjamniej jeden przykład ze swojego życia gdy znalazł się w takiej sytuacji. Ja także posiadam takie doświadczenia. Zdarza mi się prowadzić kilka spraw w tym samym czasie, przerywam zadania rozmowami z pracownikami, aktywnością na FB czy czytaniem maili. Wybija mnie to z rytmu, zapominam o części ważnych spraw a potem na koniec dnia stresuję się, że wiele ważnych rzeczy nie zdążyłem załatwić. Zamiast być zadowolonym z faktu końca pracy, jestem zestresowany i zmeczony.
Jak w takim razie organizować swoją pracę by wykonać to co ważne i nie być potem zmęczonym i zestresowanym. Otóż rozwiązanie jest bardzo proste
Skup się na prostocie działania. Wykonuj tylko jedną czynność w danym momencie.
Tylko takie mądre zarządzanie swoimi obowiązkami, trzymanie się planu, działanie powoli ale systematycznie, unikanie rozpraszaczy może przybliżyć nas do sukcesu. Nie ma innej drogi. Zawsze lepiej zrobić jedną rzecz od początku do końca dobrze, niż rozpocząć kilka a nie dokończyć albo co gorsza zrobić je źle. Wiele osób uważa, że ma dużą podzielność uwagi i potrafi w tym samym czasie np pisać ważnego maila, słuchać wiadomości w radio i rozmawiać na fb ze znajomymi. Niestety prawda jest taka, że w takim przypadku wykonanie zadania trwa znacznie dłużej, zapominamy o części ważnych rzeczy, które chcieliśmy napisać i w konsekwencji nie jesteśmy zadowoleni z tego co zrobiliśmy.
Wykonując jedną czynność w danym momencie skupiamy się na niej w pełni, wykonujemy ją znacznie lepiej i dokładniej. Mamy większą szansę, że zadanie wykonamy do końca i spokojnie będziemy mogli zająć się kolejną sprawą.
Dzięki dobrej organizacji swoich zadań wystarczy nam czasu nie tylko na to by napełnić taczkę ale również na przerwę śniadaniową.
Pamiętajmy robienie kilku rzeczy naraz jest mniej efektywne i niesie ryzyko niedokończenia żadnej.
Kolejną rzeczą o której chciałbym dzisiaj powiedzieć jest „działanie rytmiczne”.
Organizm każdego człowieka działa wg pewnych cykli. Większosć z nas w nocy śpi a w dzień pracuje. Dlatego lepiej funkcjonujemy rano niż wieczorem – jest to zupełnie naturalne.
Okazuje się, że nasz umysł potrafi skupić się na jednej czynności około 2 h. Po tym czasie następuje zmęczenie i rozkojarzenie.
Co wtedy najczęściej robimy?
Stosujemy sztuczne pobudzanie – pijemy kawę, energetyki, jemy słodycze. Na jakiś czas pomaga. Nakręcamy nasz organizm do działania, do skupienia ale bardzo szybko przychodzi jeszcze większe zmęczenie i problem z koncentracją. Stosujemy wspomaganie po raz kolejny i kolejny zamęczając samych siebie.
Konsekwencją takiego stylu pracy jest jeszcze większe zmęczenie a nawet problemy ze snem w nocy.
Znacznie lepszym rozwiazaniem jest zrobienie sobie krótkiej przerwy, zmiana zajęcia na inne, albo jeżeli jest to możliwe zastosowanie jakiejkolwiek aktywności fizycznej. Dla większości osób pracujących umysłowo nie stanowi to problemu. Łatwo możemy podzielić sobie zadania na dany dzień w taki sposób by żadne z nich nie trwało więcej niż 2-2,5h i były różnorodne. Po wykonaniu każdego, można chwilę odpocząć, przejść się albo zmienić rodzaj czynności, np. po okresie odpisywania na maile wykonać kilka ważnych telefonów. Taka zmiana spowoduje naturalną regenerację organizmu i spowoduje, że kolejny cykl będziemy mogli nadal przepracować wydajnie. Dodatkowo nasze samopoczucie polepszy fakt, że dotychczasowe zadania wykonaliśmy do końca i możemy spokojnie je sobie odchaczyć 🙂
Na temat organizacji pracy, zarządzania swoim czasem napisano wiele mądrych książek, o wiekszości rzeczy pozytywnie wpływających na efektywą pracę wiemy doskonale. Niestety bardzo często zapominamy wdrażać je w życie. Zastanówmy się jednak ile cennego czasu straciliśmy przez dezorganizację naszych działań, ile czasu straciliśmy na bezsensowne działania nie przybliżające nas do osigąnięcia jakiegokolwiek celu. Myślę, że warto wdrożyć w życie te dwie proste zasady o których dzisiaj mówiłem. W połączeniu z planowaniem na pewno przyniosą nam bardzo dobre efekty.